SmartFlow3.8 그룹웨어시스템

사용자매뉴얼

나눔기술

목  차

Smartflow3.8 그룹웨어시스템		사용자 매뉴얼

1. 전자결재	1

1.1. 기안	1

1.1.1. 양식선택	1

1.1.2. 기안작성 화면 열기	2

1.1.3. 결재정보 입력하기	3

1.1.4 파일 첨부하기	10

1.1.5 안추가 하기	12

1.1.6 안삭제 하기	13

1.1.7 임시저장 하기	13

1.1.8. PC저장 하기	13

1.1.9. 별도 의견 넣기	13

1.1.10 결재상신 하기	14

1.2. 문서회수	14

1.2.1. 문서선택 하기	14

1.2.2. 목록에서 회수하기	15

1.2.3. 문서회수화면 열기	15

1.2.4. 문서회수 하기	15

1.3. 문서수정	16

1.3.1. 기안자의 문서수정	16

1.3.2. 결재자의 문서수정	16

1.3.3. 수정이력 확인하기	18

1.4. 문서결재	20

1.4.1. 문서선택 하기	20

1.4.2. 목록에서 결재하기	20

1.4.3. 문서결재화면 열기	20

1.4.4. 문서창에서 문서결재 하기	20

1.4.5. 목록에서 문서 조회하기	21

1.5. 문서반려	21

1.5.1. 문서선택 하기	21

1.5.2. 목록에서 반려하기	21

1.5.3. 문서반려화면 열기	22

1.6. 재기안	22

1.6.1. 문서선택 하기	22

1.6.2. 재기안화면 열기	23

1.6.3. 재기안 하기	24

1.7. 문서공람	24

1.7.1. 문서선택 하기	24

1.7.2. 공람하기	24

1.7.3. 공람현황 확인하기	26

1.8. 공람취소 하기	27

1.8.1. 문서선택 하기	27

1.8.2. 목록에서 공람취소하기	27

1.8.3. 보낸공람화면 열기	28

1.8.4. 문서창에서 공람취소하기	29

1.9. 추가공람하기	29

1.9.1. 문서선택 하기	29

1.9.2. 목록에서 추가공람하기	29

1.9.3. 추가공람화면 열기	29

1.9.4. 문서창에서 추가공람하기	30

1.10. 문서발송	30

1.10.1. 대내문서의 발송	30

1.10.2. 대외문서의 발송	30

1.11. 재발송	32

1.11.1. 문서선택 하기	32

1.11.2. 재발송화면 열기	32

1.11.3. 발송취소 하기	33

1.11.4. 추가발송 하기	33

1.11.5. 재발송 하기	34

1.12. 수신문서	34

1.12.1. 수신문서 접수하기	34

1.13. 담당문서	37

1.13.1. 담당문서 편철하기	38

2. 기록물	39

2.1. 기록물등록대장	39

2.1.1. 기록물등록대장	39

2.2. 기록물철	43

2.2.1. 기록물철 등록하기	43

2.3. 기록물철 관리하기	46

2.3.1. 편철확정	46

2.3.2. 편철확정 취소하기	48

2.3.3. 재편철	48

2.3.4. 기록물철 인계하기	49

3. PIMS	51

3.1 일정관리	41

3.1.1. 일정등록 하기	51

3.2 자원	52

4. 게시판	52

4.1 게시판 글쓰기	52

5. 카드뉴스	53

5.1 카드뉴스 이동	53

5.2 카드뉴스 관리	54

5.2.1. 카드뉴스 등록하기	54

5.2.2. 카드뉴스 삭제하기	55

5.2.3. 카드뉴스 수정하기	55

6. 환경설정	55

6.1 로그인문구관리	55

6.1.1. 로그인문구 등록하기	56

6.1.2. 로그인문구 사용여부 변경	56

6.2 자원관리	57

6.2.1. 자원 등록	57

6.2.2. 자원예약관리	57

전자결재

“전자결재” 메뉴에서는 기안을 작성하고 결재를 받는 업무를 중심으로, 문서의 수발신, 공람기능, 기록물 보관 및 관리 기능을 제공합니다.

기안

기안 작성은 다양한 양식으로 기안을 작성하는 기능으로 문서 작성 도중 임시 저장하여 문서를 재사용 할 수 있는 “저장함”과 모든 사용자들이 사용하는 공용양식들이 등록되어 있는 “양식함”으로 이루어져 있습니다.

양식 선택

기안을 작성하기 위해서는 먼저 양식(서식)을 선택한 후 문서창을 열어서 작성합니다.

양식함

모든 사용자가 사용하는 서식이 등록되어있는 메뉴로, 좌측의 트리에서 양식함을 선택하면 양식함에 속해 있는 서식이 우측의 리스트에 조회됩니다. 서식 명칭을 클릭하고 [열기] 버튼을 클릭하거나 서식의 행을 더블클릭하면 해당 양식으로 기안을 작성할 수 있는 문서창이 열립니다.

최근 기안함

“최근 기안함” 메뉴는 기안 작성 중 [임시저장] 버튼을 클릭하여 저장하거나, 기안을 상신하여 완료된 기안이 저장됩니다. 이미 작성한 문서를 활용하거나 임시 저장한 내용을 불러와서 수정하여 기안을 할 수 있는 기능이 있습니다. 또 저장되어 있는 문서를 삭제하는 기능도 제공합니다. 원하는 문서의 제목을 클릭하거나 서식의 행을 더블클릭하면 해당 문서로 기안을 작성할 수 있는 문서창이 열립니다.

기안작성 화면 열기

“저장함”이나 “양식함”에서 문서, 서식을 선택하면 기안을 작성할 수 있는 문서창이 열립니다.

버튼 설명

기안 작성 화면의 각 버튼에 대한 간략한 설명입니다.

1) [정보] : 결재정보를 입력하는 기능입니다. 문서의 제목, 공개여부 등의 기본정보와, 편철정보, 결재선지정, 수신자를 지정하는 기능을 제공합니다.

2) [첨부] : 각종 첨부 파일 등을 추가하는 기능입니다.

3) [문서링크] : 등록대장에 있는 문서의 문서번호와 링크를 본문에 하이퍼링크로 추가하는 기능입니다.

4) [요약전] : 기안 문서에 대한 요약 내용을 작성하는 기능입니다.

5) [안추가] : 버튼을 클릭할 때 마다 기안문을 선택하여 안을 추가해주는 기능입니다.

6) [안삭제] : 버튼을 클릭하면 현재 작성중인 안을 삭제하는 기능입니다. 단, 1안은 삭제되지 않습니다.

7) [PC저장] : 문서의 선택된 안을 PC에 저장하는 기능입니다.

8) [결재올림] : 기안문을 상신하는 기능입니다.

9) [임시저장] : 기안문 작성 중 서버에 임시저장을 하는 기능입니다. 버전 관리를 할 수 있습니다.

10) [닫기] : 문서를 닫는 기능입니다. 단, “최근기안함”에서 문서창을 열었을 경우 문서창을 닫을 때 임시저장 할 것인지 물어보는 메시지가 보입니다.

결재정보 입력하기

상단 도구바의 [결재정보] 버튼을 클릭하여 결재정보 입력창을 열 수 있습니다. 결재정보의 문서제목, 결재선, 편철 정보, 수신자 정보를 입력할 수 있습니다. 결재정보에 누락된 정보가 있을 경우 안내 메시지가 보여집니다. 각 탭의 정보를 입력하고 하단의 [확인] 버튼을 클릭하면 입력한 내용이 문서에 반영되며 기안문이 작성됩니다. 최초 기안 작성창이 열리면 결재정보창이 자동 팝업됩니다.

기본정보 입력하기

기본정보에는 제목, 문서번호, 긴급표시, 공개여부, 접근권한, 보안등급 등에 대한 내용을 작성할 수 있으며 ‘*’ 표시가 있는 항목은 반드시 작성해야 합니다.

제목

제목 텍스트 박스 부분에 제목을 입력하면 상단의 제목 부분에 해당 안의 제목이 입력됩니다.

문서번호

문서번호는 해당문서가 결재가 완료되면 자동으로 채번됩니다.

긴급표시

긴급문서로 설정 시, 각 문서리스트에서 긴급 문서임이 표시됩니다.

공개여부

공개/비공개/부분공개를 선택할 수 있습니다. 비공개/부분공개를 선택 시 비공개사유, 비공개등급, 목록공개여부가 활성화 됩니다. 부분공개를 선택 시 비공개사유, 비공개등급, 공개제한부분이 활성화 됩니다.

보안 등급 설정

1) 일반 : 보안등급이 “일반”인 대부분의 사용자에게 문서 열람 권한이 주어집니다.

2) 보안 : 보안등급을 가진 일부 사용자에게 문서 열람 권한이 주어집니다.

기록물철 지정하기

기안 문서를 등록할 기록물철을 지정합니다. 기록물철의 조회는 검색, 단위업무에 해당하는 철 조회, 즐겨찾기를 통해 원하는 철을 선택할 수 있습니다.

단위업무명으로 기록물철 선택하기

“편철” 탭에서 “설정” 버튼을 선택하면 단위업무에 속한 기록물철의 목록이 조회됩니다.

기록물철명으로 검색하기

화면 우측 상단의 텍스트박스에 두 글자 이상의 검색어를 입력하여 [검색] 버튼을 클릭하면 우측의 “편철” 탭에 검색결과가 목록으로 조회됩니다.

기록물철 즐겨찾기에 등록하기

자주 사용하는 기록물철을 즐겨찾기에 등록하여 편리하게 기록물철을 지정할 수 있습니다.

1) 우측의 ‘편철’탭을 선택 하고 원하는 기록물철을 선택합니다. (선택한 기록물철이 파란색으로 선택됨)

2) 우측 상단의 [추가] 버튼을 클릭합니다.

3) 해당 철을 즐겨찾기에 추가하였다는 메시지가 발생하면 [확인] 버튼을 클릭합니다.

우측의 “즐겨찾기” 탭을 선택하면 해당 편철이 즐겨찾기에 추가된 것을 확인할 수 있습니다.

즐겨찾기에서 기록물철 삭제하기

즐겨찾기에서 기록물철을 삭제할 수 있습니다.

1) 우측의 “즐겨찾기” 탭을 선택합니다.

2) 즐겨찾기에서 삭제하려는 편철을 선택합니다.

3) 우측 상단의 [삭제] 버튼을 클릭합니다.

4) 즐겨찾기를 삭제하겠냐는 메시지가 발생하면 [확인] 버튼을 클릭합니다.

5) 해당 편철을 삭제하였다는 메시지가 발생하면 [확인] 버튼을 클릭합니다.

“즐겨찾기” 탭에서 해당 편철이 제거된 것을 확인 할 수 있습니다.

선택 편철 적용하기

우측의 탭에서 원하는 기록물철을 선택(파란색으로 선택됨)합니다. 하단의 확인 버튼을 통해 편철을 적용합니다.

결재선 지정하기

기안문을 결재할 결재자들을 지정합니다. 결재정보창의 중간에 결재선/수신자/공람자 부분에 “설정”버튼을 통해 설정이 가능합니다. 결재선 지정은 조직도 트리와 검색, 저장목록을 통하여 지정할 수 있습니다. 검토, 결재는 순차로 진행이 되며, 협조는 순차, 병렬로 선택에 따라 결재가 진행이 됩니다.

조직도에서 결재자 추가

1) 중간의 “결재선”에서 결재종류를 선택합니다.

2) 좌측의 “조직도” 탭의 트리에서 부서/사용자를 더블클릭하거나, 선택(클릭 시 파란색으로 선택됨) 후 중간의 [추가] 버튼을 클릭합니다.

3) 우측 상단의 결재자 목록에 선택한 사용자가 추가된 것을 확인할 수 있습니다.

검색하여 결재자 추가

1) 좌측의 “검색” 탭을 선택합니다.

2) 텍스트박스에 검색어를 입력 후 우측의 [검색] 버튼을 클릭합니다.

3) 하단에 검색 목록이 조회되면 사용자를 선택하여 추가합니다.

결재순서 변경하기

결재순서는 리스트의 가장 아래쪽이 기안자, 가장 위쪽이 최종결재자가 되며, 아래에서부터 순차적으로 결재를 하게됩니다. 결재순서를 변경하려면 결재자목록에서 결재순서를 변경할 결재자를 선택한 후에 우측 상단의 화살표 [] 버튼을 클릭하여 변경할 수 있습니다.

결재자 삭제하기

결재자 목록에 등록되어 있는 결재자를 삭제 할 수 있습니다. 결재자 목록에서 삭제할 결재자를 선택 후 중간의 [삭제] 버튼을 클릭하면 해당 결재자를 결재목록에서 삭제할 수 있습니다.

결재선그룹 저장하기

사용자가 지정한 결재자 목록이 자주 사용하는 목록인 경우, 목록을 저장하여 간편하게 결재선을 지정할 수 있습니다. 저장할 결재목록을 작성한 후, 하단의 [목록저장] 버튼을 클릭합니다. 이때 결재선그룹의 이름과 설명을 적을 수 있는 창이 열리며, 추가한 결재목록은 “개인배포” 탭에서 확인할 수 있습니다. 만약 완료 후 공람자가 설정되어 있을 경우 공람자도 함께 저장됩니다.

결재선그룹 삭제, 수정하기

사용자가 지정한 결재선그룹을 삭제할 수 있습니다. “개인배포” 탭에서 삭제하고자 하는 그룹을 선택하여 탭 상단의 [삭제] 버튼을 클릭하면 삭제를 할 수 있습니다.

결재선그룹의 이름이나 설명을 변경하고 싶은 경우, 그룹을 선택 후 상단의 [수정] 버튼을 누르면 결재선그룹의 정보를 변경할 수 있는 창이 열립니다.

공람자 지정하기

완료 후 공람자 목록을 설정하면 기안문서가 결재 완료 시 자동으로 지정한 공람자에게 발송합니다.

공람자 추가하기

<1.1.3.3.1-조직도에서 결재자추가>의 1단계에서 “결재선” 목록 박스를 선택하지 않고 하단의 “완료후 공람”을  선택하면 우측하단의 공람자 목록에 빨간색 테두리가 생깁니다. 이때 <1.1.3.3.1-조직도에서 결재자추가> 또는 <1.1.3.3.2-검색하여 결재자추가>와 같은 방법으로 사용자를 추가하면 됩니다.

공람자 삭제하기

<1.1.3.3.5-결재자 삭제하기>와 같은 방법으로 공람자를 삭제할 수 있습니다.

수신자 지정하기

수신자 지정 방법은 ‘조직도’를 이용하여 지정할 수도 있고 그룹화된 수신자를 이용하여 지정할 수도 있습니다. 유통 수신자 지정은 외부 유통 LDAP 조직도에서 수신 기관을 추가 할 수 있습니다.

대내수신자 지정하기

대내조직도에서 원하는 부서를 더블클릭하거나, 선택 후 [추가] 버튼을 누르면 수신자에 해당 부서를 추가할 수 있습니다. 조직도의 각 처를 선택 후 전체추가하거나 각 팀(문서작성부서)을 개별적으로 추가할 수 있습니다.

대외 수신자 지정하기

검색 탭에서 외부를 선택하여 검색하여 추가할 수 있고, 배포목록 탭에서 그룹명을 선택하여 추가하거나 더블클릭하면 수신자목록에 입력한 수신자가 추가됩니다.

수신자 목록 저장하기

수신자를 추가한 상태에서 [저장]을 클릭하면 해당 수신자목록을 저장할 수 있습니다.

수신자 삭제

수신자 목록에서 해당 수신자를 선택 후 [삭제] 버튼을 클릭하여 원하는 수신자를 삭제할 수 있습니다.

파일 첨부하기

별도로 작성한 첨부 파일을 추가할 경우에는 [첨부] 버튼을 클릭하여 파일을 첨부할 수 있습니다.

버튼 설명

1) [첨부추가] : 사용자의 PC에 있는 파일을 추가하는 기능입니다.

2) [별첨추가] : 별첨 내용을 첨부할 수 있는 기능입니다.

3) [첨부삭제] : 추가한 첨부를 삭제하는 기능입니다.

4) [열기] : 첨부한 파일을 열람할 수 있는 기능입니다.

5) [첨부명수정] : 표시되는 첨부명을 변경합니다. 실제 PC에 있는 파일명은 변경되지 않습니다.

6) [등록대장첨부] : 부서의 등록대장에서 문서를 첨부하는 기능입니다.

7) 첨부서식추가 : 첨부서식을 활용하여 한글문서를 첨부할 수 있는 기능입니다. 첨부서식은 관리자페이지의 첨부서식관리 탭에서 관리합니다.

등록대장첨부 버튼 설명

1) [문서정보] : 선택한 문서의 결재정보를 보여주는 기능입니다.

2) [본문가져오기] : 선택한 문서를 연결(링크) 형태로 기안문 첨부창에 추가해주는 기능입니다.

3) [첨부가져오기] : 선택한 문서에 첨부문서만을 추가해주는 기능입니다.

4) [닫기] : 등록대장 첨부창을 닫는 기능입니다.

등록대장첨부 문서선택하기

페이지를 넘겨서 추가할 문서를 찾거나 우측상단의 검색을 통해 검색할 수 있습니다. 원하는 문서를 리스트에서 조회한 후 제목을 클릭하면 문서를 열어볼 수 있으며, 원하는 문서의 제목이 아닌 다른 컬럼을 클릭하면 해당문서를 선택할 수 있습니다. 문서를 선택하면 [문서정보] 버튼을 클릭하여 문서정보를 열람할 수 있고 문서링크창 우측(또는 하단)에 문서미리보기가 나옵니다.

안추가 하기

기안문을 추가하고 싶은 경우에 [안추가] 버튼을 클릭하면, 서식을 선택하는 창이 열리며, 원하는 서식을 선택하면 2안으로 추가됩니다.

안삭제 하기

일괄기안 작성 중 [안삭제] 버튼을 클릭하면 현재 편집중인 안을 삭제할 수 있습니다. 단, 일괄기안의 1안은 삭제할 수 없습니다.

임시저장 하기

기안 작성을 마친 문서나 미완성된 문서를 바로 기안 상신하지 않고 임시저장 하였다가 추후에 기안을 올릴 수 있습니다. 결재정보를 입력한 후 도구모음의 [임시저장] 버튼을 누르면 나의 기안함에 문서가 저장됩니다. 해당기안으로 처음 임시저장을 할 경우 저장을 완료했다는 알림이 발생하며, 두 번째부터는 기존 문서를 변경할 것인지 새문서로 저장할 것인지 확인하는 창이 열립니다.

PC저장 하기

해당 문서를 PC에 저장할 수 있습니다. 도구바의 [PC저장] 버튼을 누르면 HWP, PDF, 이미지형식으로 파일을 저장할 수 있습니다. (PDF 저장은 한글2010 이상 버전에서만 지원)

의견넣기

기안문에 관한 별도의 의견을 추가할 수 있습니다. 본 의견은 다음 결재선에 있는 사용자들이 문서를 열람할 때 확인할 수 있습니다.

결재상신 하기

문서정보, 결재경로, 기록물철 정보가 입력되었으면 지정된 결재자 목록에 따라 상위 결재자에게로 문서가 전달됩니다.

1) 도구바의 [결재올림] 버튼을 클릭합니다.

2) 처리암호를 입력하는 창이 뜨고 입력한 암호가 일치하는 경우 진행이 됩니다. (결재암호 사용 여부는 환경설정에서 설정 가능)

3) 기안하였다는 알림 메시지가 뜨면 [확인] 버튼을 클릭합니다.

문서회수

문서회수는 기안자가 상신한 문서를 차상위 결재자가 결재하기 전에 회수하는 기능입니다. 다음 중간 결재자가 결재 승인을 하였더라도, 해당 문서가 최종 완결되었거나 반려되지 않았으면 기안자가 회수 할 수 있습니다.

문서선택 하기

문서를 회수하기 위해서는 현재 결재가 진행 중인 문서를 확인할 수 있어야합니다. 사용자가 기안하였거나 결재한 문서는 “결재진행” 메뉴에서 확인 할 수 있습니다. “결재진행” 메뉴에서 회수를 원하는 문서를 선택할 수 있습니다.

문서 검색하기

우측 상단의 검색바를 이용하여 문서를 검색할 수 있습니다. 문서제목, 기안자로 문서를 검색할 수 있습니다.

목록에서 회수하기

목록에서 원하는 문서를 선택하면 목록 상단에 [회수] 버튼이 생성됩니다.

1) 문서를 선택 한 후[회수] 버튼을 클릭하면 회수하겠냐는 메시지가 발생합니다.

2) [확인] 버튼을 클릭하면 해당 문서를 회수하였다는 메시지가 발생하며, 동시에 “결재진행” 목록에서 해당문서가 사라지고, 회수한 문서는 “결재반려” 메뉴에서 확인 할 수 있습니다.

문서회수화면 열기

“결재진행” 메뉴에서 문서의 제목을 클릭하거나 문서를 더블클릭하면 문서를 회수할 수 있는 문서창이 생성됩니다.

버튼 설명

1) [문서정보] : 문서의 결재정보를 확인하는 기능입니다.

2) [결재선] : 문서의 결재선을 확인하는 기능입니다.

3) [첨부] : 문서의 첨부를 확인하거나 저장하는 기능입니다.

4) [인쇄] : 문서를 인쇄하는 기능입니다.

5) [PC저장] : 문서의 선택된 안을 PC에 저장하는 기능입니다.

6) [회수] : 문서를 회수하는 기능입니다.

7) [닫기] : 문서를 닫는 기능입니다.

문서회수 하기

1) 도구바의 [회수] 버튼을 클릭합니다.

2) 기안문서를 회수하겠냐는 메시지가 발생하면 [확인] 버튼을 클릭합니다.

3) 기안을 취소하였다는 메시지가 발생합니다. [확인] 버튼을 클릭하면 문서가 닫히면서 “결재진행” 목록에서 해당 문서가 사라진 것을 확인할 수 있습니다.

문서수정

문서수정은 결재 상신한 문서를 수정하는 기능으로 결재자만 문서를 수정 할 수 있습니다.

기안자의 문서수정

기안자는 문서의 결재정보, 결재경로, 문서의 내용, 첨부 파일 등을 모두 수정할 수 있습니다. 단, 이미 결재한 결재자에 대한 정보는 변경할 수 없습니다.

결재자의 문서수정

결재자는 문서의 결재정보, 결재경로 문서의 내용, 첨부 파일을 모두 수정할 수 있습니다. 단, 기안자와 마찬가지로 이미 결재한 결재자에 대한 정보는 변경할 수 없습니다.

문서선택 하기

결재자는 “문서결재”의 “결재대기” 메뉴에서 수정을 원하는 문서를 선택할 수 있습니다. 문서를 검색할 수 있습니다.

문서수정화면 열기

목록에서 수정을 원하는 문서의 제목을 클릭하거나, 문서를 더블클릭하면 문서창이 열립니다.

버튼 설명

1) [문서정보] : 문서의 정보를 확인하는 기능입니다.

2) [첨부] : 문서의 첨부파일을 확인하는 기능입니다.

3) [수정이력] : 문서의 수정이력을 확인하는 기능입니다. (수정이력이 있는 경우 버튼이 보입니다)

4) [인쇄] : 문서를 인쇄하는 기능입니다.

5) [PC저장] : 문서의 선택된 안을 로컬PC에 저장하는 기능입니다.

7) [수정] : 문서의 내용을 수정하는 기능입니다.

8) [결재] : 해당문서를 결재처리하는 기능입니다.

9) [닫기] : 문서를 닫는 기능입니다.

문서수정 하기

결재자가 문서를 수정하려면 원하는 문서를 연 후 도구바의 “수정” 버튼을 클릭합니다. 이때 문서창은 문서를 편집할 수 있는 창으로 변경되며 상당의 도구바의 버튼이 변경됩니다. 문서편집창으로 변경되면 자유롭게 본문을 변경할 수 있습니다.

버튼 설명

1) [결재정보] : 문서의 결재정보를 수정하는 기능입니다.

2) [첨부] : 문서의 첨부파일을 수정하는 기능입니다.

3) [인쇄] : 문서를 인쇄하는 기능입니다.

4) [수정확인] : 현재 작성중인 내용을 저장하여 문서를 수정하는 기능입니다.

5) [취소] : 현재 작성중인 내용을 취소하고 원래 문서로 돌아갑니다.

결재정보수정 하기

도구바의 [결재정보] 버튼을 클릭하면 결재정보창이 발생합니다. 결재정보의 수정은 <1.1.3-결재정보 입력하기>에서 결재정보를 입력한 방법과 동일하게 수정할 수 있습니다. 단, 이미 결재를 진행한 결재자에 대해서는 정보를 수정할 수 없습니다.

첨부파일수정 하기

도구바의 [첨부] 버튼을 클릭하면 파일첨부창이 발생합니다. 첨부파일의 수정은 <1.1.4-파일 첨부하기>에서 첨부파일을 추가한 방법과 동일하게 수정할 수 있습니다.

문서수정 취소하기

도구바의 [수정] 버튼을 클릭하면 작성 중인 내용을 취소하고 원래의 문서로 돌아갈 수 있습니다.

문서수정 적용하기

도구바의 [수정확인] 버튼을 클릭하면 수정한 내용을 문서에 반영할 수 있습니다.

1) [수정확인] 버튼을 클릭합니다.

2) 수정 사유를 입력하는 창이 발생합니다.

3) 수정 사유를 입력하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

4) 변경내용이 저장되었다는 메시지가 발생하면 [확인] 버튼을 클릭합니다.

5) 문서창이 [수정] 버튼을 누르기 전 문서창으로 돌아갑니다. 사용자가 작성한 내용이 문서에 반영된 것을 확인할 수 있습니다.

수정이력 확인하기

결재문서는 기안자가 작성한 이후에 수정하면, 수정내용과 이력을 남기게 됩니다. 수정이력을 확인하고 싶을 경우 목록이나 문서창의 [문서정보] 또는 [수정이력] 버튼을 통해서 문서의 정보를 확인할 수 있습니다.

문서정보에서 수정이력 확인하기

문서정보에서는 수정일시, 수정자, 수정사유만 간략히 확인 할 수 있습니다. 문서목록에서 해당 문서를 선택 후 [문서정보] 버튼을 누르거나, 문서를 연 후 [문서정보] 버튼을 누르면 확인할 수 있습니다.

수정이력에서 수정내용 확인하기

수정이력에서는 문서를 수정하기 전후로 어떻게 변경되었는지 확인할 수 있습니다. 문서목록에서 해당 문서를 선택 후 [수정이력] 버튼을 누르거나, 문서를 연 후 [수정이력] 버튼을 누르면 수정이력창이 발생합니다.

버튼 설명

1) [본문] : 문서의 본문 수정내용을 비교하는 기능입니다.

2) [결재선] : 선택한 수정이력의 수정하기 전 결재선을 확인하는 기능입니다.

3) [첨부] : 선택한 수정이력의 수정하기 전 첨부파일을 확인하는 기능입니다.

4) [요약전] : 선택한 수정이력의 수정하기 전 요약전을 확인하는 기능입니다.

문서비교

수정이력 창에서 1개의 문서이력을 선택 후 해당 [본문] 버튼을 누르면 현재 문서의 본문과 선택한 수정이력의 수정하기 전의 문서 본문을 함께 보여주는 창이 보이게 됩니다.

이전결재선

수정이력창에서 수정이력을 선택한 후 [결재선] 버튼을 클릭하면, 선택한 수정이력의 수정하기 이전 문서의 결재선을 보여주는 창이 생깁니다. 단, 선택한 수정이력에서 결재선을 변경하여야 해당 기능을 사용할 수 있습니다.

이전첨부

수정이력창에서 수정이력을 선택한 후 [첨부] 버튼을 클릭하면, 선택한 수정이력의 수정하기 이전 문서의 첨부파일을 보여주는 창이 생깁니다. 단, 선택한 수정이력에서 첨부파일을 변경하여야 해당 기능을 사용할 수 있습니다.

문서결재

결재 기능은 기안자가 기안한 문서를 결재권자가 결재(승인)를 처리하는 기능입니다. 결재 경로에 있는 사용자가 결재할 차례가 되면 “결재대기” 메뉴에 문서가 보입니다.

문서선택 하기

결재문서의 선택은 <1.2.1-문서선택 하기>과 동일한 방법으로 선택할 수 있습니다.

목록에서 결재하기

목록에서 원하는 문서를 선택하면 목록 상단에 [결재] 버튼이 활성화됩니다.

1) 목록에서 원하는 문서를 선택합니다. (파란색으로 선택됨)

2) 목록 상단의 [결재] 버튼을 클릭합니다.

3) 기안자 또는 이전결재자중 의견을 작성한 내용이 있다면 해당 내용을 보여주는 창이 발생합니다.

4) [결재] 버튼을 클릭하면 결재 승인 처리가 진행됩니다.

5) 결재가 완료되면 문서처리를 완료하였다는 메시지가 발생합니다.

문서결재화면 열기

문서결재화면은 <1.3.2.2-문서수정화면 열기>과 동일한 방법으로 열 수 있으며 버튼의 내용도 동일합니다.

문서창에서 문서결재 하기

도구바의 “결재” 버튼을 클릭하면 문서를 결재 할 수 있습니다.

1) 도구바의 “결재” 버튼을 클릭합니다.

2) 결재의견을 작성하거나 작성하지 않고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

3) 결재처리가 완료되면 결재완료 메시지가 발생합니다.

목록에서 문서 조회하기

목록에서 결재문서를 조회할 수 있습니다.

문서반려

결재반려 기능은 기안자가 기안한 문서를 결재권자가 반려하는 기능입니다. 반려 시 반드시 반려의견을 작성하여야하며, 반려한 문서는 해당문서를 기안하고 결재한 각 사용자의 “반려함” 메뉴에서 확인 할 수 있습니다.

문서선택 하기

반려 문서의 선택은 <1.4.1-문서선택 하기>과 동일한 방법으로 선택할 수 있습니다.

목록에서 반려하기

목록에서 원하는 문서를 선택하면 목록 상단에 [반려] 버튼이 활성화됩니다. 목록에서 반려처리의 순서는 <1.4.2-목록에서 결재하기>와 동일합니다.

1) 목록에서 원하는 문서를 선택합니다.(파란색으로 선택됨)

2) 목록에서 [반려] 버튼을 선택하거나 문서를 열고 [반려] 버튼을 선택합니다.

3) 반려 의견 넣기 창이 뜨고 반려 의견을 입력합니다.

4) 처리암호를 입력하는 창이 뜨고 입력한 암호가 일치하는 경우 진행이 됩니다. (결재암호 사용 여부는 환경설정에서 설정 가능)

5) 반려처리가 완료되면 문서처리를 완료하였다는 메시지가 발생합니다.

문서반려화면 열기

문서결재화면은 <1.4.3-문서결재화면 열기>과 동일한 방법으로 열 수 있으며 버튼의 내용도 동일합니다.

재기안

재기안 기능을 사용하면, 사용자가 기안 후 반려되었거나 회수한 문서를 수정하여 다시 기안 할 수 있습니다.

문서선택 하기

기안자는 “반려함” 메뉴에서 재기안 하려는 문서를 선택 할 수 있습니다.

재기안화면 열기

재기안을 하려면 단계를 거쳐서 문서창을 열어야 합니다.

반려문서화면 열기

목록에서 재기안을 원하는 문서의 제목을 클릭하거나, 문서를 더블클릭하여 문서창을 엽니다.

버튼 설명

1) [문서정보] : 문서의 결재정보를 조회하는 기능입니다.

2) [인쇄] : 문서를 인쇄하는 기능입니다.

3) [PC저장] : 문서를 PC에 저장합니다.

4) [편철지정] : 반려인 상태로 편철지정합니다.

5) [재기안] : 반려/회수한 문서를 재기안하는 기능입니다.

6) [삭제] : 문서를 삭제하는 기능입니다.

재기안화면 열기

첫 번째 문서창이 열리면 도구바의 [재기안] 버튼을 클릭하여 재기안을 할 수 있는 문서창을 엽니다.

재기안 하기

재기안은 반려된 문서를 가져와서 다시 기안을 작성하는 기능으로, 결재정보중 기본정보만 가져와서 문서에 적용해줍니다. 따라서 기록물철, 결재선은 반드시 다시 지정해주어야 합니다. 문서의 정보나 내용을 수정하시려면 <1.1-기안>의 기안작성 방법과 동일한 방법으로 문서를 작성하고 결재를 상신하면 됩니다.

문서공람

결재가 완료된 문서는 기안자가 다른 사용자에게 공람할 수 있습니다.  공람받은 문서는 “받은공람” 메뉴에서 확인할 수 있으며, 받은 공람문서를 다른 사용자에게 추가공람을 할 수 있습니다. 또 대장메뉴에서도 자신이 기안한 문서를 공람할 수 있습니다. 사용자가 공람을 보낸 문서는 “보낸공람” 메뉴에서 확인 가능하며 공람자가 문서를 읽었는지, 그 현황을 확인 할 수 있습니다.

문서선택 하기

공람할 문서는 “결재완료” 목록에서 선택할 수 있습니다. 문서선택 방법은 <1.2.1-문서선택 하기>와 동일합니다.

공람하기

문서목록에서, 문서를 열어서 공람을 할 수 있습니다.

목록에서 공람하기

1) 목록에서 공람할 문서를 선택합니다. 체크박스를 클릭하거나, 문서의 제목이 아닌 행, 또는 체크박스를 클릭하면 문서가 선택됩니다.

2) 목록 상단의 [추가공람] 버튼을 클릭합니다.

3) 추가공람창이 열리면 <1.1.3.3-결재선 지정하기>와 같은 방식으로 조직도 또는 검색을 이용하여 공람할 사용자를 공람자 목록에 추가하고, 목록을 저장하여 사용할 수 있습니다.

4) 공람자를 추가한 후 [확인] 버튼을 클릭하면 공람을 했다는 메시지가 발생합니다.

공람화면 열기

받은공람 목록에서 문서행을 더블클릭하면 문서창이 열립니다.

버튼 설명

1) [문서정보] : 문서정보를 확인하는 기능입니다.

2) [첨부] : 첨부파일을 확인하는 기능입니다.

3) [PC저장] : 문서의 선택된 안을 로컬PC에 저장하는 기능입니다.

4) [의견첨부] : 공람문서에 의견을 첨부합니다.

공람현황 확인하기

사용자가 보낸공람 내용을 확인하고 현재 몇 명이 공람을 확인하였는지 확인을 할 수 있습니다.

문서선택 하기

보낸공람은 “공람함”의 “보낸공람” 메뉴에서 확인 할 수 있습니다. 목록에서 현재 공람현황을 확인 할 수 있으며 각 메뉴의 [문서정보] 버튼을 이용하여 공람현황을 확인 할 수 있습니다. <1.1.1.1.1-서식검색>에서처럼 문서를 검색할 수 있습니다.

문서정보로 공람현황 확인하기

각 문서 리스트에서 공람한 문서를 선택하여 [문서정보] 버튼을 클릭하거나, 문서창에서 [문서정보] 버튼을 클릭하면 문서정보 창에 공람현황이 전시됩니다. 문서정보 창에서는 각 공람자의 공람일시와 상태를 확인할 수 있습니다.

공람취소 하기

보낸공람 문서를 취소할 수 있습니다. 단, 공람자가 문서를 읽은 후에는 공람취소가 불가능 합니다. 공람취소 기능은 “보낸공람” 메뉴에서 사용할 수 있습니다.

문서선택 하기

공람을 취소할 문서의 선택은 <1.9.4.1–문서선택 하기>와 동일합니다.

목록에서 공람취소하기

1) 공람을 취소할 문서를 목록에서 선택(파란색으로 선택됨)한 후에 목록 상단의 [공람취소] 버튼을 클릭합니다.

2) 공람취소창이 발생합니다.

3) 공람을 취소할 사용자를 체크합니다. 단, 이미 공람문서를 읽은 사용자는 공람을 취소할 수 없습니다.

4) [확인] 버튼을 클릭합니다. 공람을 취소했다는 알람이 발생하며 공람현황에서 해당 사용자가 사라진 것을 확인할 수 있습니다.

보낸공람화면 열기

“보낸공람” 메뉴의 목록에서 문서행을 더블클릭하거나, 문서의 제목을 클릭하면 문서창이 열립니다.

1) [문서정보] : 문서정보를 확인하는 기능입니다.

2) [첨부] : 첨부파일을 확인하는 기능입니다.

3) [인쇄] : 문서를 인쇄하는 기능입니다.

4) [PC저장] : 문서의 선택된 안을 로컬 PC에 저장하는 기능입니다.

5) [추가공람] : 다른 사용자에게 추가로 공람하는 기능입니다.

6) [공람취소] : 공람을 취소하는 기능입니다.

7) [닫기] : 문서를 닫는 기능입니다.

문서창에서 공람취소하기

1) 도구바의 [공람취소] 버튼을 클릭합니다.

2) 공람취소창이 발생하면 <1.10.2-목록에서 공람취소하기>의 ‘순서2’ 부터 동일하게 진행합니다.

추가공람하기

공람한 문서에 추가로 다른 사용자를 공람하는 기능입니다. 추가공람 기능은 “결재완료”와 “보낸공람”의 목록, “결재완료”의 문서창에서 사용할 수 있습니다.

문서선택 하기

추가공람은 “공람함”의 “보낸공람” 메뉴에서 문서를 선택하거나, <1.9.4.1-문서선택 하기>처럼 “보낸공람” 메뉴에서  문서열기 후 할 수 있습니다.

목록에서 추가공람하기

1) 목록에서 문서를 선택 후 상단의 [추가공람] 버튼을 클릭합니다.

2) 추가공람창이 열리면 조직도에서 사용자를 선택하여 공람자 목록에 추가 합니다. 공람자 선택방법은 <1.1.3.4-공람자 지정하기> 방법과 같습니다. 저장목록은 결재선 지정에서 저장했던 목록을 공유하며 단, 추가공람의 저장목록에서는 공람자만 보여줍니다.

3) 공람자 목록을 작성한 후 [확인] 버튼을 클릭합니다. 공람이 완료되었다는 메시지가 보입니다.

4) 공람현황을 통해 추가로 지정한 공람자의 공람현황을 확인할 수 있습니다.

추가공람화면 열기

<1.10.3-공람취소화면 열기>와 동일한 방법으로 추가공람 화면을 열 수 있습니다.

문서창에서 추가공람하기

1) 도구바의 [추가공람] 버튼을 클릭합니다.

2) 추가공람창이 발생하면 <1.11.2-목록에서 추가공람하기>의 ‘순서2’ 부터 동일하게 진행합니다.

문서발송

타부서나 다른기관으로 문서를 발송할 수 있습니다. 기관 내 다른 부서로 발송하는 문서를 대내문서, 다른 기관으로 발송하는 문서를 대외문서라고 부릅니다.

대내문서의 발송

대내문서를 최종결재자가 결재하면 발송문서 목록에 자동으로 문서가 보입니다. 문서를 열어서 관인선택하여 날인 후, 수신자(수신부서)에게 발송합니다. 발송 완료한 문서는 “발송문서” 메뉴의 상단 콤보박스 “발송완료“ 목록에서  확인이 가능합니다.

대외문서의 발송

대외문서의 발송은 “발송문서” 목록에서 문서를 열고, 관인을 선택하여 날인 후 발송합니다. (행정안전부의 문서유통센터를 통해서 발송할 경우 문서를 XML Packing 하여 발송)

문서선택 하기

발송할 문서는 “발송문서” 메뉴 발송대기 목록에서 선택할 수 있습니다.

문서발송화면 열기

발송문서 목록에서 발송하려는 문서의 제목을 클릭하거나, 문서를 더블클릭하면 문서발송 화면이 보여집니다.

버튼 설명

1) [문서정보] : 문서정보를 확인하는 기능입니다.

2) [수정이력] : 문서의 수정이력을 확인하는 기능입니다.

3) [첨부] : 첨부 파일을 확인하는 기능입니다.

4) [관인] : 날인하고자 하는 관인을 선택합니다.

5) [관인취소] : 날인하고자 하는 관인을 취소합니다.

6) [관인생략] : 날인하고자 하는 관인을 생략합니다.

7) [인쇄] : 문서를 인쇄하는 기능입니다.

8) [PC저장] : 문서의 선택된 안을 로컬PC에 저장하는 기능입니다.

9) [문서발송] : 문서를 발송하는 기능입니다.

10) [발송반려] : 문서를 발송하지 않고 반려하는 기능입니다.

11) [발신명의] : 발송하고자하는 발신명의를 수정하는 기능입니다.

대외문서 발송하기

1) 도구바의 [문서발송] 버튼을 클릭합니다.

2) 문서를 발송하겠냐는 알람이 발생하면 [확인] 버튼을 클릭합니다.

3) 발송 완료되면 [확인] 버튼을 클릭합니다.

4) 발송한 문서는 발송완료 목록에서 확인할 수 있습니다. (PC에 공문서 필터가 설치되어 있지 않은 경우, 공문서 필터를 설치하라는 알림 메시지 발생)

재발송

발송실패, 접수실패, 반송된 수신처에 대해서 재발송이 가능합니다. 발송완료 목록에서 문서를 선택하여 재발송 기능을 사용할 수 있습니다.

문서선택 하기

“발송문서” 메뉴에서 콤보박스를 ‘발송완료’로 선택하여 목록을 갱신한 후 재발송할 문서를 선택합니다. 문서의 검색은<1.12.2.1.1-문서검색하기>와 동일한 방법으로 검색할 수 있습니다.

재발송화면 열기

목록에서 재발송할 문서의 제목을 클릭하거나 문서를 더블클릭하여 문서창을 엽니다.

버튼 설명

1) [문서정보] : 문서정보를 확인하는 기능입니다.

2) [첨부] : 첨부 파일을 확인하는 기능입니다.

3) [인쇄] : 문서를 인쇄하는 기능입니다.

4) [PC저장] : 문서를 PC에 저장하는 기능입니다.

5) [발송취소] : 수신부서 중 접수 처리를 하지 않은 부서에 대해 발송 취소하는 기능입니다.

6) [재발송] : 문서를 재발송하는 기능입니다.

7) [추가발송] : 추가 수신자를 지정하여 발송하는 기능입니다.

8) [닫기] : 문서를 닫는 기능입니다.

발송취소 하기

1) 도구바의 [발송취소] 버튼을 클릭합니다.

2) 발송취소창이 발생하면 문서 발송을 취소할 수신처를 선택합니다. 발송취소가 가능한 수신처는 접수상태가 “수신”인 경우만 가능합니다. 해당 내용은 접수상태를 통해 확인이 가능합니다.

추가발송 하기

1) 도구바의 [추가발송] 버튼을 클릭합니다.

2) 추가 발송할 수신처를 선택하여 추가합니다. 실제로 발송 처리가 되고, 문서정보에 표현은 되지만, 결재문서 본문의 수신처 정보 부분은 변경되지 않습니다.

재발송 하기

1) 도구바의 [재발송] 버튼을 클릭합니다.

2) 재발송 창이 열리면 재발송할 수신처를 선택합니다. 재발송이 가능한 수신처는 발송실패, 접수실패, 반송된 수신처만 가능합니다. 해당 내용은 접수상태를 통해 확인이 가능합니다.

3) 수신처를 선택(파란색으로 선택됨)한 후 [확인] 버튼을 클릭합니다. 재발송이 완료되었다는 메시지가 발생하면 [확인] 버튼을 클릭합니다.

수신문서

사용자의 부서로 수신문서가 도착하면, 해당 문서를 접수 처리하며, 문서를 기록물철에 편철합니다.

수신문서 접수하기

접수대기 상태인 수신문서를 접수 처리합니다. [접수] 버튼을 이용하여 기록물철을 선택, 편철합니다.

1) [문서정보] : 문서정보를 확인하는 기능입니다.

2) [첨부] : 첨부 파일을 확인하는 기능입니다.

3) [접수정보] : 접수문서 편철을 지정하고 결재선을 지정하는 기능입니다.

4) [인쇄] : 문서를 인쇄하는 기능입니다.

5) [PC저장] : 문서의 선택된 안을 PC에 저장하는 기능입니다.

6) [이송] : 전송받은 문서를 타부서로 이송하는 기능입니다.

7) [반송] : 전송받은 문서를 발송한 부서로 반송하는 기능입니다.

8) [닫기] : 문서를 닫는 기능입니다.

문서 접수하기

수신문서로 도착한 문서를 접수하는 기능입니다. [담당지정] 버튼을 선택하면 조직도 선택창이 나타납니다. 조직도에서 담당자를 선택한 후 [확인] 버튼을 선택합니다.

이후 담당자가 지정된 메시지를 확인합니다.

문서 이송하기

수신문서를 다른 부서로 이송해야할 경우 [이송] 버튼을 이용하여 이송 처리합니다. [이송] 버튼을 누르고 다음과 같이 추가할 이송 수신처와 사유를 입력하고 확인을 누르면 해당 부서로 문서가 이송됩니다.

문서 반송하기

문서가 잘못 전송된 경우 [반송] 버튼을 이용하여 반송 처리할 수 있습니다. [반송] 버튼을 누르면 다음과 같은 알림이 보이고 확인 버튼을 누르면 문서를 반송하는 사유를 입력할 수 있습니다. 반송사유 입력 후 확인을 누르면 발송부서로 문서를 반송합니다.

담당문서

접수된 문서를 담당자 지정을 하면 해당 문서는 지정된 사용자의 ‘담당대기’에서 확인할 수 있습니다.

담당문서 편철하기

목록에서 문서를 더블클릭하여 열람하여 담당전달, 담당반송을 합니다.

1) [문서정보] : 문서정보를 확인하는 기능입니다.

2) [첨부] : 첨부 파일을 확인하는 기능입니다.

3) [접수정보] : 접수문서 편철을 지정하고 결재선을 지정하는 기능입니다.

4) [인쇄] : 문서를 인쇄하는 기능입니다.

5) [PC저장] : 문서의 선택된 안을 PC에 저장하는 기능입니다.

6) [담당전달] : 담당받은 문서를 다른 담당자에게 전달하는 기능입니다.

7) [담당반송] : 담당받은 문서를 반송하는 기능입니다.

기록물

“문서대장” 메뉴에서는 결재 완료된 문서를 열람할 수 있으며, 기록물철을 관리하는 기능이 있습니다.

기록물등록대장

기록물 메뉴에는 기록물철등록부, 기록물등록대장, 기록물철, 타부서문서함, 단위업무조회, 등의 메뉴가 있으며, 기록물철관리에서 인수/인계하는 기록물철에 대한 처리, 관리하는 기능을 제공합니다. 또한, 등록대장에서 자주 조회하고자 하는 문서를 즐겨찾기함에 등록할 수 있습니다.

기록물등록대장

기록물등록대장에선 결재 완결된 문서 목록을 조회, 열람할 수 있으며, 문서를 수동으로 등록할 수 있습니다.  수동등록은 스캔 문서 등을 대장에 등록하는 기능으로서 서면으로 결재완료된 생산/발송문서, 접수문서 외에도 도면, 사진, 영상, 파일등에 대한 정보를 등록할 수 있습니다.

문서를 수동 등록하기에 앞서 본문으로 등록할 스캔 문서(또는 PDF, HWP 등)가 PC에 존재해야 합니다.

기록물등록대장 목록 조회

기록물등록대장 목록에서 문서제목, 문서번호, 등록일자, 생산/접수 구분, 전자/비전자 여부, 공개여부, 접근권한에 대한 정보를 확인할 수 있습니다.

1) [열기] : 문서를 열람하는 기능입니다.

2) [문서정보] : 문서의 정보를 확인하는 기능입니다.

3) [등록] : 수동등록, 분리등록, 첨부등록 방식으로 등록하는 기능입니다.

4) [정보수정] : 등록대장 문서의 기본정보, 수신자, 공람 현황, 담당자 등의 정보를 조회할 수 있습니다.

5) [추가공람] : 해당 문서를 다른 사용자에게 추가로 공람하는 기능입니다.

6) [목록인쇄] : 체크박스를 선택하여 대장에 보여지는 목록을 인쇄하는 기능입니다.

7) [본문인쇄] : 체크박스를 선택한 문서들의 본문을 인쇄하는 기능입니다.

8) [상세검색] : 등록대장 목록에서 여러 가지 상세한 방법으로 검색하는 기능입니다.

수동등록화면 열기

1) “기록물등록대장” 메뉴를 클릭합니다.

2) 목록 상단의 [등록] 버튼을 클릭하여 [수동등록]을 선택합니다.

3) 수동등록 작성 화면이 열리면서 내용을 입력할 수 있습니다.

수동등록 정보 입력하기

1) 기록물철을 선택합니다. 기록물철의 [선택] 버튼을 클릭하여 원하는 기록물철을 적용합니다.

2) 문서의 제목을 입력합니다.

3) 등록구분을 선택합니다. 등록구분의 [∨] 버튼을 클릭하여 등록할 문서에 맞는 구분을 선택합니다.

4) 시행일자 및 등록일자를 선택합니다. 기본값으로 현재 문서를 등록하는 날짜가 설정되어 있습니다. [선택] 버튼을 클릭하여 달력에서 원하는 날짜를 선택합니다.

5) 기안자(담당자)를 선택하면 사용자선택 창이 보이며, 담당 사용자를 선택합니다.

6) 문서의 쪽수를 입력합니다.

7) 하단의 ‘기본정보’탭에서 공개여부를 선택합니다.

8) 전자기록물 여부를 선택하고, 전자일 경우에는 본문을 선택하거나 첨부파일을 추가합니다.

9) 문서정보 작성이 끝나면 하단의 [확인] 버튼을 클릭합니다.

기록물등록대장 문서 조회

기록물등록대장에서 전자 문서를 열고 해당 문서의 내용을 조회할 수 있습니다.

1) [문서정보] : 문서의 기본정보, 수신자, 공람 현황, 담당자 등의 정보를 조회할 수 있습니다.

2) [첨부] : 문서의 첨부 파일 목록과 내용을 조회할 수 있습니다. 화면 우측 영역에서도 첨부 내용을 확인할 수 있습니다.

3) [수정이력] : 문서의 수정이력을 확인할 수 있습니다.

4) [요약전] : 문서의 요약전을 확인할 수 있습니다.

5) [인쇄] : 문서를 인쇄합니다.

6) [PC저장] : 문서를 다양한 포맷으로 저장할 수 있습니다. (HWP, PDF, 이미지 형태로 저장)

7) [재기안] : 문서를 재활용하여 수정기안할 수 있습니다.

8) [추가공람] : 해당 문서에 대해 기존 공람자 외에도 추가로 다른 사용자에게 공람할 수 있습니다.

9) [즐겨찾기] :

기록물철 등록하기

부서에서 사용하는 기록물철을 생성, 등록하여 사용할 수 있습니다.

기록물철 등록하기

기록물철 등록화면 열기

1) “기록물철등록부” 메뉴를 클릭합니다.

2) [등록] 버튼을 선택하여 기록물철 정보를 입력합니다.

기록물철정보 작성하기

1) 기록물철명을 작성합니다. 기록물철명을 작성하지 않을 경우 등록을 할 수 없습니다.

2) 업무담당자를 선택합니다. 업무담당자 [선택] 버튼을 클릭하면 담당자를 선택하는 창이 보입니다. 업무담당자를 지정하지 않을 경우 등록을 할 수 없습니다.

3) 단위업무를 선택합니다. 단위업무의 [선택] 버튼을 클릭하면 선택하는 창이 보입니다. 단위업무를 선택하지 않으면 등록을 할 수 없습니다.

4) 기록물형태를 선택합니다.

5) 보존기간을 선택합니다.

6) 보존장소를 선택합니다.

7) 보존방법을 선택합니다.

8) [확인] 버튼을 클릭합니다.

기록물철 수정하기

1) 목록에서 수정할 기록물철을 선택합니다.

2) [수정] 버튼을 선택하여 내용을 수정하고 간단하게 수정사유를 입력합니다.

3) [확인] 버튼을 클릭하면 수정한 내용이 반영됩니다.

기록물철 관리하기

“기록물철등록부” 메뉴에서 기록물철을 다른 부서로 인계할 수 있습니다. 또한 기록물철에 대해 편철확정, 편철확정해제 기능을 수행할 수 있습니다.

편철확정

편철 선택하기

“기록물철등록부” 메뉴에서 기록물철 선택 후 “편철확정”을 할 수 있습니다.

편철확정 하기

1) 목록에서 편철확정할 기록물철을 선택합니다. (체크박스를 이용하여 여러 개의 기록물철을 동시에 편철확정할 수 있습니다.)

2) 목록 상단의 [편철업무] 버튼을 클릭합니다.

3) [선택철 편철확정] 버튼을 클릭합니다.

4) 편철확정을 할 것인지 확인하는 메시지가 발생하면 [예] 버튼을 클릭합니다.

5) 편철 확정되었다는 메시지가 발생하면 [확인] 버튼을 클릭합니다.

6) 목록에서 해당철의 편철확정 컬럼이 ‘편철확정’으로 변경됩니다.

편철확정 취소하기

1) 목록에서 편철확정을 취소할, 이미 편철확정된 기록물철을 선택합니다.

2) 목록 상단의 [편철업무] 버튼을 클릭하고 [선택철 확정해제]를 선택합니다.

3) 편철확정을 해제할 것인지 확인하는 메시지가 발생하면 [예] 버튼을 클릭합니다.

4) 편철 확정이 해제되었다는 메시지가 발생하면 [확인] 버튼을 클릭합니다.

5) 목록에서 해당철의 편철확정 컬럼이 ‘문서 등록 가능’으로 변경됩니다.

재편철

기록물철에 있는 문서를 다른 기록물철로 재편철(문서 이동)할 수 있습니다. “기록물철등록부” 메뉴에서 기록물철을 더블 클릭 또는 [건목록] 버튼을 클릭하면, 해당 기록물철의 문서 목록창이 보여집니다. 여기서 문서를 선택하고 [재편철] 버튼을 클릭하면 부서의 다른 기록물철로 문서를 이동시킬 수 있습니다.

기록물철 인계하기

소속 부서의 기록물철을 타부서로 인계할 수 있습니다.

1) 기록물철을 선택합니다. (체크 박스를 이용하여 복수 선택이 가능합니다.)

2) 목록 상단의 [인계] 버튼을 클릭합니다.

3) 업무담당자 항목에서 선택을 누르면 인계할 부서를 선택하는 선택창이 나타납니다.

4) 단위업무 항목에서 선택을 누를 시 단위업무를 선택하는 창이 나타납니다.

5) 인수부서 및 단위업무 선택을 마치면 인계되었다는 메시지가 발생하며 인계된 부서의 기록물철등록부에서 인계된 기록물철을 확인 할 수 있습니다.

6) 인계하는 철에 부서공유 문서가 포함되어 있는 경우, 문서를 전사공유 등급으로 변경하여 인계하거나, 부서를 다시 선택하라는 메시지가 발생합니다.

PIMS

“PIMS”를 통해서 일정관리와 자원관리, 명함, 설문관리, 직원조회 기능을 제공합니다.

일정관리

캘린터 형태로 개인일정, 부서일정 등을 확인할 수 있습니다.

일정등록 하기

[새일정] 버튼을 눌러서 제목과 시간, 내용을 기입하고 [확인] 버튼을 누르면 일정을 등록할 수 있습니다. 또한, 원하는 날짜를 클릭하면 해당 날짜에 일정을 등록 할 수 있으며, 일정공유의 [설정] 버튼을 통해서 공유할 대상 또는 부서를 설정할 수 있습니다.

자원

회의실, 물품, 차량 등의 자원예약현황을 확인할 수 있으며, 내가 신청한 현황을 파악할 수 있습니다.

게시판

게시판”을 통해서 다양한 게시물이나 공지사항, 규정, 동호회 등 자유로운 게시물을 공유할 수 있습니다.

게시판 글쓰기

[글쓰기] 버튼을 선택하여 제목과 게시판 종류, 게시 만료일자를 설정하고 내용을 등록한 후 [등록] 합니다. 예약게시 기능을 통해 시간을 정하여 특정시간에 게시물을 등록할 수 있고 만료일자를 선택할 수 있습니다. 또 익명게시, 긴급, 중요 표시 등을 선택할 수 있습니다.

카드뉴스

메인화면에서 카드뉴스를 볼 수 있으며 카드뉴스 관리자의 경우 톱니바퀴 모양을 클릭하여 카드뉴스를 관리할 수 있습니다.(카드뉴스 관리자 권한은 관리자 페이지의 기타권한관리에서 부여 가능합니다.)

이동

카드뉴스 하단의 페이지를 통해 페이지 이동할 수 있습니다. 또한, 카드뉴스 위에 마우스를 올리면 ‘<’, ‘>’ 버튼이 나타나며 이 버튼을 넘기며 해당 페이지의 카드뉴스를 조회할 수 있습니다.

카드뉴스 관리

카드뉴스 관리는 카드뉴스 관리자만 가능하며 관리자 페이지의 기타권한관리 탭에서 카드뉴스 관리자를 설정할 수 있습니다.

카드뉴스 등록하기

카드뉴스에 사용할 이미지를 첨부하여 카드뉴스로 등록할 수 있습니다.

1) 신규 버튼을 선택합니다.

2) 우측 카드정보 탭에서 ‘카드제목’, ‘내용’, ‘게시여부’, ‘게시순서’, ‘링크(URL)’ 등을 입력합니다.

3) 추가 버튼을 누르면 이미지 업로드 가능하며 사용하고자 할 이미지를 업로드합니다.

4) 삭제 버튼을 누르면 해당 이미지가 목록상에서 삭제됩니다.

5) 저장 버튼을 누르면 목록상의 이미지가 1개일 경우 이미지 파일로, 여러 개일 경우 압축파일로 저장됩니다.

6) 위아래 화살표를 통해 이미지의 순서를 설정할 수 있습니다.

7) 등록 버튼을 누르면 작성한 양식을 토대로 카드뉴스가 생성되고 좌측 카드목록에서 조회할 수 있습니다.

8) 등록된 카드뉴스는 미리보기 버튼을 통해 확인할 수 있습니다.

카드뉴스 삭제하기

카드목록에서 카드뉴스를 선택 후 삭제버튼을 누르면 카드뉴스가 삭제됩니다.

카드뉴스 수정하기

카드목록에서 카드뉴스를 선택 후 우측 카드정보 항목을 수정 후 등록버튼을 누르면 카드뉴스가 수정됩니다.

환경설정

사용자의 개인정보 변경, 부재설정, 겸임사용자 등을 이용할 수 있고, 특정 기능에 관한 관리자 권한을 사용할 수 있습니다. 특정 기능에 관한 관리자 권한은 관리자 페이지의 기타권한관리 탭에서 부여 가능합니다.

로그인문구관리

로그인문구를 신규 등록하고 삭제 처리 가능합니다. 목록에 있는 문구 중 하나를 선택하여 사용여부 설정 가능합니다. 또한, 문구에 응답한 사용자 조회가 가능합니다.

로그인문구 등록하기

신규 버튼을 누르면 로그인 문구 추가 창이 나타나고 문구를 입력 후 확인 버튼을 누르면 목록에 해당 내용이 갱신됩니다.

로그인문구 사용여부 변경

변경하고자 하는 문구를 목록에서 선택한 뒤 사용여부변경 버튼을 누르면 사용여부가 ‘사용’으로 변경됩니다. 단, 사용 중인 문구가 있었다면 해당 문구는 미사용으로 변경됩니다.

자원관리

기관 자원에 대한 정보를 설정하고 자원의 관리자를 설정할 수 있습니다.

자원 등록

자원의 상위노드를 클릭 후 신규 버튼을 클릭하고 필수 항목 등을 입력합니다. 관리자의 경우 복수 지정이 가능합니다.

자원예약관리

기간을 설정한 뒤 조회하기 버튼을 누르면 해당 기간에 예약된 자원을 조회할 수 있습니다.